اولویت بندی موضوع مهمی برای تیم های محصول است. حتی ماهرترین مدیران و مالکان محصول نیز با این موضوع دست و پنجه نرم می کنند که چه قابلیتها و امکاناتی را و با چه اولویتی در نقشه راه محصولشان قرار دهند. همیشه این سوال برای آنها مطرح است که با امکانات و منابع محدود، چگونه بهترین تصمیم گیری را انجام دهند.

چه زمانیکه محصول جدیدی را ایجاد می کنید و چه در حالتی که محصول موجودی را توسعه می‌دهید، هفت تکنیک مختلف برای مشخص کردن بهترین و بااولویت‌ترین قابلیتها وجود دارد. توجه داشته باشید که فارغ از تکنیک انتخاب شده، مهم گفتگوی شما با تیم تان درباره این اولویتها است.

تکنیک اول: مدل ارزش در برابر پیچیدگی یا Value vs. Complexity Quadrant

در این مدل بایستی هر فرصت را بر اساس ارزش کسب و کاری و پیچیدگی نسبی پیاده سازی آن ارزیابی کنید. این روش بین مدیران محصول رایج بوده و بسیاری از آنها بصورت روزانه و غریزی از این راهکار ارزیابی استفاده می کنند.

ماتریس بسیار ساده است: ویژگیهایی که بیشترین ارزش کسب و کاری را داشته و کمترین انرژی برای ایجاد آنها لازم است، بهترین گزینه برای قرار گرفتن در نقشه راه محصول هستند (همچون میوه هایی که به راحتی می توان آنها را از درخت چید!). انتخاب دوم ویژگی هایی هستند که پیاده سازی آنها دشوارتر است، اما تاثیر زیادی بر روی ارزش ایجاد شده کسب و کاری دارند. ویژگی هایی که ارزش کم و پیچیدگی بالایی دارند، بایستی از لیست شما خط زده شوند.

تکنیک دوم: نمره دهی وزن دار یا Weighted Scoring

این روش، مکملی برای مدل ارزش در برابر پیچیدگی است و با کمک آن می توانید یک لایه وزن دهی جهت رسیدن به اهداف و نتایج عینی ایجاد نمائید. این تکنیک توسط گروه ProductPlan پیشنهاد شده است.

مدیران محصول می توانند با یک روش نمره دهی مناسب جهت اولویت بندی ویژگی های استراتژیک و قابلیت های اصلی، تصمیمات کاربردی تری در خصوص لحاظ کردن این ویژگی ها و قابلیتها در نقشه راه محصول بگیرند.

برای مثال فرض کنید 5 ویژگی در حوزه های مختلف محصول داریم که باید در خصوص اولویت آنها تصمیم گیری کنیم. در ماتریس زیر تعدادی مزیت (مثلا افزایش درآمد، ارزش خلق شده برای مشتری و ارزش استراتژیک) و هزینه (مانند هزینه پیاده سازی، هزینه عملیاتی و ریسک) برای توسعه این ویژگی ها نمره دهی شده است (از 1 تا 5).

فرض شده است که وزن تمام معیارهای مزیتی و هزینه ای یکسان می باشد (وزن 20). بر این اساس می توان امتیاز هر قابلیت و در نهایت اولویت آن برای پیاده سازی را مشخص نمود.

عدد 1 به معنای کمترین مزیت یا پایین ترین ریسک و عدد 5 به معنای بیشترین مزیت یا بالاترین ریسک است. عدد 1 در بخش مزیت به معنای 20% و عدد 5 به معنای 100% از امتیاز است. در بخش ریسک این درصدها برعکس هستند، برای مثال عدد 1 به معنای 100% و عدد 5 به معنای 20% از امتیاز می باشد. در نتیجه برای قابلیت «کنسول جدید ادمین»، امتیاز نهایی بصورت زیر محاسبه می شود:

(20%*20)+(80%*20)+(40%*20)+(80%*20)+(40%*20)+(100%*20)=72

تکنیک سوم: مدل کانو یا Kano Model

این تکنیک که به آن روش لذت مشتری در برابر کارکرد محصول نیز گفته می شود، به مدیران و مالکین محصول کمک می کند تا قابلیت های بالقوه محصول را از دریچه میزان رضایت و لذتی که برای مشتری ایجاد می کنند، در مقایسه با فرصتهای سرمایه گذاری بالقوه ای که باید انجام گیرد تا قابلیت توسعه یابد، بنگرند.

برخی قابلیتها پایه ای و اساسی یا Basic هستند که لازم است حتما در محصول شما وجود داشته باشند تا بتوانید محصولتان را در بازار بفروشید. شما باید حتما این قابلیتهای «آستانه ای» را در محصول تان داشته باشید، اما ادامه سرمایه گذاری بر روی آنها رضایت و لذت مشتری را چندان بهبود نخواهد داد.

برخی از قابلیتها (مانند بهبود کارایی و عملکرد محصول) نیز هستند که سرمایه گذاری و صرف هزینه برای آنها به شکل متناسبی باعث افزایش رضایت مشتری می شود.

در نهایت برخی ویژگی هایی نیز باعث ایجاد هیجان در مشتری می شوند و صرف هزینه برای پیاده سازی آنها باعث می شود تا افزایش چشم گیری در رضایت مشتری ایجاد گردد. توجه کنید که اگر شما این قابلیتها را پیاده سازی نکنید، شاید مشتری متوجه آنها نشود؛ اما اگر آنها را در محصول تان لحاظ کنید و سرمایه گذاری رو آنها را ادامه دهید، افزایش قابل توجه رضایت و لذت مشتری را در پی خواهند داشت.

تکنیک چهارم: روش خرید یک قابلیت یا Buy a Feature

فعالیتی است که شما می توانید آنرا جهت اولویت بندی یک مجموعه بالقوه از قابلیتها، با مشتریان یا ذینفعان محصول انجام دهید. این راهکار ساده اما جالب است.

فهرست قابلیتهای بالقوه خود را مشخص کرده و یک “قیمت” به هر یک از آنها بدهید (بر اساس هزینه نسبی مورد نیاز برای توسعه آن). مقدار مشخصی هم پول نقد در نظر بگیرید و از شرکت کنندگان بخواهید که قابلیتهای مورد نظر خود را خریداری کنند.

برخی افراد تمام پول در اختیار خود را بر روی یک قابلیت خاص که به آن علاقمند هستند، هزینه می کنند. برخی دیگر نیز ممکن است پولشان را برای خرید چند قابلیت استفاده نمایند. نتیجه، یک لیست اولویت بندی شده از قابلیتها خواهد بود (بر اساس قابلیتهایی که بیشترین “پول” برای آنها پرداخت شده).

تکنیک پنجم: مدل نمره دهی فرصت یا Opportunity Scoring

مدل نمره دهی فرصت نوعی تحلیل شکاف یا Gap Analysis است که از علم نوآوری مبتنی بر نتیجه حاصل می شود. ایده آن است که فرصتها را بر اساس اهمیت شان در مقایسه با میزان رضایتمندی مشتری، اندازه گیری و رتبه بندی کنید.

جهت انجام اینکار بایستی از مشتریان خود بخواهید تا به هر قابلیت هم بر اساس اهمیتی که برایشان دارد و هم بر اساس میزان رضایت فعلی شان از شرایط موجود، دو نمره جداگانه بدهند. فرصتهای پیش روی شما قابلیتهایی هستند که اهمیت بالایی داشته و رضایت فعلی مشتری از آنها پایین است.

تکنیک ششم: روش گروه بندی وابستگی ها یا Affinity Grouping

این روش یک فعالیت جالب برای اولویت بندی دارد. ایده ساده است: جلساتی بر مبنای طوفان فکری برگزار می شود و افراد ایده های خود را بر روی استیکی نوت می‌نویسند. سپس تیم ایده های مشابه را گروه بندی می کند و برای هر گروه یک نام می گذارد. در نهایت هر کسی به گروه ها نمره می دهد.

تکنیک هفتم: مدل نقشه برداری داستانی Story Mapping

این مدل یک روش قدرتمند و جذاب بوده و راهکار بسیاری خوبی برای مستندسازی حداقل ارزش پیشنهادی یا MVP با کمک سازماندهی و اولویت بندی داستانهای کاربر است.

ایده آن است که ابتدا بایستی یکسری کارتهای وظیفه-محور را برای داستانهای کاربری بسازید و آنها را بر اساس جریان کاری گروه بندی نمائید. سپس کارتهای درون هر گروه را بر اساس اولویت بندی تان مرتب کنید.

قدم نهایی آن است که یکسری خط (یا نوار) بین تمام داستانها بکشید تا آنها را در قالب یکسری انتشار/اسپرینت تقسیم بندی نمائید. جف پاتون در کتاب User Story Mapping این روش را بخوبی توضیح داده است.

چند پیشنهاد برای اولویت بندی

صرف نظر از اینکه از کدامیک از روش های فوق استفاده می کنید، به نکات زیر توجه داشته باشید:

• از بهترین مهارتها و توانمندیهای مدیریت محصول خود استفاده کنید – نه ماتریس و نه مدل نمره دهی هیچکدام نمی توانند جایگزین دانش و شناخت شما نسبت به مشتریان و بازار شوند.

• اولویت بندی را بصورت یک فعالیت تیمی انجام دهید. این موضوع باعث می شود تا شما هم تیمتان را در این فعالیت سهیم کنید و هم نقطه نظرات و دیدگاه های متفاوت آنها را نیز بشنوید.

• تعداد آیتم هایی که می خواهید اولویت بندی کنید را محدود سازید و بیشتر بر روی آیتم های بزرگتر تمرکز نمائید (بجای ورود به جزئیات).

• قابلیتها را در قالب گروه های استراتژیک دسته بندی کنید (برای مثال “بهبود رضایتمندی” برای یک پرسُنای خاص)

• قبل از اینکه اولویت بندی را شروع کنید، خیلی مفید است که ارزش پیشنهادی هر قابلیت برای مشتری را بخوبی بشناسید. ایجاد ارزش برای مشتری باید مهمترین معیار شما باشد؛ که از مشتریان قابل گردآوری است نه نظرات و دیدگاه های خودتان…

• قبل از شروع، تخمینی تقریبی از هزینه ها داشته باشید (حتی تخمین های نادقیقی مانند “کم”، “متوسط” و “زیاد”).

منبع : مقاله Seven Strategies to Choose the Best Features for Your Product نوشته جیم سمیک، بنیانگذار شرکت ProductPlan

توجه : مطالب این مقاله برگرفته از کتاب چابک برای همه نوشته مت لِمِی است که به تازگی توسط گروه ذهن چابک ترجمه شده است. برای دریافت فایل «دستورالعملی برای چابک سازی شما» به این لینک مراجعه کنید.

در نهایت به خود شما بستگی دارد که بفهمید چرا می خواهید به سمت اصول و ارزشهای چابک حرکت کنید! اینکه چگونه می خواهید این اصول و ارزشها را در عمل اجرایی سازید؛ و واقعاً چه موفقیت ملموسی بدست آورید.

این مقاله برای شما و تیم تان فرصتی را فراهم می سازد تا به این سوالات پاسخ دهید.

توجه کنید که پاسخ به این سوالات، بسته به نقش شما در سازمان، تیم تان و تجربه قبلی تان از «چابک»، ممکن است بسیار متفاوت باشد. البته هدف این نیست که یک طرح بی نقص، جامع و بدون ریسک را ایجاد کنید؛ بلکه هدف آن است که شروع به تفکر در خصوص سوالاتی کنید که در نهایت تیم تان را در مسیری معنادار و هدفمند قرار دهد.

شما می توانید این سوالات را از خودتان بپرسید تا تفکرتان را واضح و روشن مشخص نمائید. همچنین می توانید این سوالات را در تیم تان مطرح کنید تا افراد در خصوص آن تامل کنند. حتی اگر قصد ندارید که پاسخ های مشخصی به این سوالات بدهید، عمیقاً پیشنهاد می کنم که این سوالات را بخوانید و درباره پاسخ آنها فکر کنید. این کار ممکن است بر روی مسیر چابک شما تاثیرگذار باشد.

قدم اول: مشخص کردن شرایط شما

داشتن صراحت و شفاف بودن در خصوص شرایط مطلوب برای سازمان تان (و آنچه در حال حاضر مانع از دستیابی به این وضعیت شده)، پیش از شروع هر سفر چابک ضروری است. توجه کنید که در اینجا در سطح “تیم” هستیم، نه در سطح “سازمان”. موفق ترین پیاده سازی های واقعی از «چابک» اغلب با یک تیم شروع شده و سپس کششی برای گسترش آن به کل سازمان بوجود آمده است.

به این سوالات پاسخ دهید:

• نام تیم شما چیست و ماموریت آن در سازمان تان چه می باشد؟
• وضعیت مطلوب برای آینده تیم شما چیست؟
• وضعیت فعلی تیم تان چیست؟
• چرا اعتقاد دارید که نتوانسته اید وضعیت مطلوب آتی را در تیم بوجود آورید؟

قدم دوم: ایجاد ستاره قطبی تان

اکنون که تغییرات سطح بالایی که به دنبال اعمال آن در تیم تان هستید را مشخص کردید، وقت آن است که یک مجموعه از اصول راهنمای چابک را برای خودتان برگزینید. اصول راهنمای شما بایستی مفاهیمی چون مشتری-مداری، تعامل و همکاری تیمی، و برنامه ریزی برای تغییر و عدم قطعیت را با ادبیات ویژه سازمان شما در برگیرند تا بتوانند در تیم شما طنین انداز شوند. در اینجا شما قدری به سطح سازمانی می‌روید تا مطمئن شوید که این اصول با ادبیاتی که در تیم های سازمان شما وجود دارد، در یک امتداد قرار می گیرند.

این سوالات را از خودتان و افراد تیم تان بپرسید:

• رهبران ارشد سازمان در حال حاضر چگونه در خصوص مشتری-مداری صحبت می کنند؟
• رهبران ارشد سازمان در حال حاضر چگونه در خصوص تعامل و همکاری تیمی صحبت می کنند؟
• رهبران ارشد سازمان در حال حاضر چگونه در خصوص پذیرا بودن نسبت به تغییر صحبت می کنند؟

اکنون به دنبال فرصت هایی باشید تا این ادبیات را به شکلی درآورید که تعیین کننده ستاره قطبی اصول چابک شما باشد. این فرصتی برای شماست که اصول چابک را برای خودتان بصورت اختصاصی درآورید تا متناسب با اهداف خاص تیم و سازمان تان باشد.

انجام این کار این اطمینان خاطر را فراهم می سازد که اصول چابک با شرایط سازمان شما متناسب است و به شما کمک خواهد کرد تا کشش لازم برای توسعه چابک در کل تیم های سازمان را بوجود آورید.

به این سوالات پاسخ دهید:

• یک اصل راهنمای چابک در خصوص مشتری-محوری به این صورت است: “چابک به این معناست که با مشتریان شروع کنیم”. اصل راهنمای تیم شما برای مشتری-محوری چیست؟
• یک اصل راهنمای چابک در خصوص همکاری و تعامل به این صورت است: “چابک به این معناست که تعامل و همکاری تیمی مداوم داشته باشیم”. اصل راهنمای تیم شما برای تعامل و همکاری چیست؟
• یک اصل راهنمای چابک در خصوص پذیرای تغییرات بودن به این صورت است: “چابک به این معناست که ما برای عدم قطعیت برنامه داشته باشیم”. اصل راهنمای تیم شما برای پذیرا بودن نسبت به تغییر چیست؟
• از بین سه اصل راهنمای چابک که در بالا مشخص کردید، مهمترین اصل برای تیم شما چیست و چرا؟

قدم سوم: متعهد بودن به اصول و اندازه گیری موفقیت

در نهایت زمان آن فرا رسیده که به یک راهکار عملی متعهد شوید و بتوانید اصول راهنمای خود را فعال سازید. شما کار را فقط با یک راهکار عملی شروع کرده اید، زیرا تغییر همزمان چندین چیز، ردگیری و اندازه گیری تاثیر هر یک از آن تغییرات را دشوار می سازد.

توجه کنید که ممکن است راهکار شما مرتبط با چند اصل چابک باشد؛ برای مثال کار کردن در قالب اسپرینت می تواند هم مشتری-محوری و هم تعامل تیمی را تقویت نموده و هماهنگی دقیقی را برای بکارگیری اطلاعات جدید مهیا می سازد.

به این سوالات پاسخ دهید:

• اولین قدم تاکتیکی که برای عملی ساختن ستاره قطبی تان بر می دارید چیست؟
• این امر چگونه باعث می شود که ستاره قطبی شما، شکلی عملی به خود بگیرد؟
• یک نشانه بارز و قابل مشاهده از اینکه راهکار عملی انتخاب شده به شما کمک می کند تا به وضعیت مطلوب برسید، چیست؟
• یک نشانه بارز و آشکار از اینکه راهکار عملی مورد نظر به شما کمکی نمی کند تا به وضعیت مطلوب برسید چیست؟

قدم چهارم: به خود شما بستگی دارد!

در این نقطه بایستی حس روشنی از این موضوع داشته باشید که «چرا» می خواهید در نحوه انجام کارهایتان تغییر ایجاد کنید. شما یک راهکار مشخص دارید که قصد دارید برای تغییر نحوه عملکرد تیم‌تان، آن را پیاده سازی کنید. و می دانید که انتظار دارید چه نتیجه ای حاصل شود. اینها عناصر اصلی لازم برای شروع حرکت تیم شما به سمت یک روش کار بهتر، البته در تئوری، است. اما در عمل این کاملا به خود شما بستگی دارد که این تغییرات را به واقعیت تبدیل کنید.

نحوه انجام این کار به موقعیت شما در سازمان، نقش شما و ویژگی های سازمان تان بستگی دارد. هنر تسهیل تغییر سازمانی کار دشواری است و بطور مفصل در کتابهای مختلفی در مورد آن صحبت شده است. چند نکته که می توانید در زمان تبدیل دستورالعمل چابک تان به واقعیت، آنها را در ذهن داشته باشید:

1. چشم انداز خود را به شکلی روشن و قانع کننده مشخص کنید: با افراد تیم تان در خصوص این موضوع صحبت کنید تا برایشان تصویری قانع کننده از وضعیت مطلوب آینده ترسیم شود. اجازه دهید این تصویر، راهنمای شما در زمان تفکر درباره اندازه گیری میزان موفقیت اصول و راهکارها باشد.

2. همچون اصول، در خصوص رویکردتان نیز با یکدیگر همکاری کنید: سعی کنید افراد تیم در سرتاسر فرایند چابک سازی در کنار شما باشند. اگر احساس می کنید با مقاومت و عدم اطمینان مواجه شده اید، به چشم اندازتان از آینده سازمان رجوع کنید و از همکاران تان بپرسید که دوست دارند چگونه کارهای روزمره شان را به شکل متفاوتی انجام دهند.

3. زمانی را صرف تامل و تصحیح مسیر کنید: قبل از اینکه واقعاً به سراغ یک شیوه جدید بروید، یک سوپاپ اطمینان از جنس زمان برای تامل، اصلاح و تنظیم کارها ایجاد کنید. راههای جدید انجام کارها، عمدتا چالش برانگیز بوده و عواقب غیرمنتظره ای در پی دارند. یک جلسه بازنگری با افراد تیم برگزار کنید تا آنها نیز در پیاده سازی اصول چابک مشارکت نمایند.

4. شفاف و شجاع باشید: اصول چابک از شما می خواهند که با همکاران تان شفاف و رو راست باشید و با آنها سخاوتمندانه برخورد کنید. آوردن «چابک» به تیم و سازمان تان، فارغ از اینکه اولین گام شما چقدر کوچک یا محدود باشد، فرصتی را برای تان فراهم می سازد که این شفافیت را بدون هیچ هراسی ایجاد نمائید.

با داشتن یک دستورالعمل چابک در دستان تان و اصول چابک در قلب تان، شگفت زده خواهید شد که چه تاثیر شگرفی می توانید بر روی همکاران و تیم تان بگذارید. گاهی اوقات فقط دانستن اینکه نحوه فعلی کار کردن ما آن چیزی نیست که باید باشد، کافی است تا افراد به فکر فرو رفته و رفتار متفاوتی را در پیش گیرند.

اگر پاسخ دادن به سوالات این مقاله برای شما چالش برانگیز بوده است، بدان معنا نیست که شما باید با مشکل تان کنار بیایید؛ بلکه نشانه ای است از اینکه باید با هم تیمی هایتان صحبت کنید تا نظرات و دیدگاه های آنها را بهتر بفهمید.

ارزش همکاری تیمی به شما یادآوری می کند که تنها نیستید و در صورت گیر افتادن، همکاران تان به شما کمک خواهند کرد. اصل برنامه ریزی برای عدم قطعیت نیز به شما یادآور می شود که هرگز واقعاً گیر نمی کنید؛ همیشه فرصتهایی برای اصلاح و تنظیم مسیر وجود دارد. این موضوع بدان معناست که در نهایت می توانید مسیرتان را فارغ از نقطه شروع، پیدا کنید.

فقط کافی است که اولین قدم را بردارید …