همانطور که می‌دانیم، جهان به سرعت در حال تغییر است و لذا سازمان‌ها نیز باید انعطاف‌پذیرتر باشند. اما داشتن انعطاف پذیری برای پاسخگویی به تغییرات، یک چالش بسیار بزرگ محسوب می‌شود. اصول و راهکارهای چابکی برای چنین شرایطی بسیار مناسب هستند. در واقع چابکی نه تنها واقعیت یک جهان در حال تغییر و غیرقطعی را تائید می‌کند، بلکه ساختاری واقعی را برای هدایت این عدم قطعیت فراهم می‌سازد.

پیروی از اصل «برنامه ریزی برای عدم قطعیت» به سازمان این امکان را می‌دهد تا بین انعطاف پذیری کوتاه مدت و برنامه ریزی بلند مدت تعادل ایجاد نمایند. بیانیه چابک به ما یادآور می‌شود که "پاسخگویی به تغییر" ارزش بالاتری نسبت به "دنبال کردن یک برنامه از پیش مشخص" دارد. بنابراین چابکی راهکاری برای واکنش به تغییر در برنامه‌هایی که دنبال می‌کنیم را در اختیارمان می‌گذارد. راهکارهای عملی چابکی گام‌های ملموسی را در اختیار ما می‌گذارند تا بتوانیم انعطاف پذیرتر و پاسخگوتر باشیم. از سوی دیگر اصول چابکی چرایی استفاده از این راهکارها به منظور بهبود روش انجام کارها را نیز برایمان ترسیم می‌کنند.

بسیاری از سازمان‌ها برای انطباق پذیری بیشتر با شرایط عدم قطعیت راهکارهای نوآورانه ای را در پیش گرفته‌اند و اصول چابکی را با ادبیات و ایده‌های سازمانی خود تجمیع کرده اند. برای مثال یک سازمان از ادبیات "تمرکز بیرونی" برای توصیف چگونگی همگام شدن خود با دنیای پر از تغییر اطراف خود استفاده می‌کند. اگر سازمان شما از قبل این نوع نوآوری‌ها را داشته است، فرصت بسیاری خوبی دارید که ساختار منظمی به این ابداعات بدهید.

بنابراین در خصوص سومین اصل چابکی ...

شما در مسیر صحیح قرار دارید، اگر:
■ شما و تیم‌تان اغلب اوقات قدری عدم قطعیت و نداشتن آگاهی کامل را احساس می‌کنید.

برنامه ریزی برای عدم قطعیت به معنای پذیرفتن عدم قطعیت است. پذیرفتن واقعی این اصل راهنما، بدان معناست که از گرایش به سمت قطعیتی که باعث تثبیت شک و تردیدها در سازمان و جلوگیری از جستجو و واکنش نشان دادن به اطلاعات جدید و حیاتی می‌شود، دست برداریم. بجای فرونشاندن و یا مقاومت در برابر این عدم قطعیت و تسلیم شدن در مقابل آن، اجازه دهید که راهنمای شما در مسیر یادگیری مستمر در خصوص مشتریان و شناخت دنیای پر از تغییر امروزی باشد. برای حفظ این شرایط، شاید بخواهید:

✔ جلسات منظم «الهام بخشی» برگزار کنید تا اطلاعات و یافته‌های جدید درباره مشتریان و بازارتان را با افراد مختلف سازمان به اشتراک بگذارید.

✔ سوالاتی را در خصوص مشتریان از دیگر بخش‌های سازمان بپرسید، بدون اینکه حس مشخصی نسبت به پاسخ احتمالی به آن سوال داشته باشید.

✔ عادت کنید که برای یک مسئله، چندین راه حل داشته باشید و امکان شناخت مزایا و محدودیت‌های هر راهکار را فراهم سازید (بجای ارائه تنها یک راهکار "درست").

■ بطور مرتب پروژه‌هایی که برای مشتریان‌تان ارزش ایجاد نمی‌کنند را متوقف می‌سازید.

در اغلب سازمان‌ها ممانعت از انجام یک پروژه و متوقف ساختن آن، همراه با احساس شکست است. فرد مسئول آن پروژه ریسک‌های از دست دادن جایگاه شغلی، منابع و گاهی اوقات شغلش را دارد. اما در سازمان‌هایی که واقعا به عدم قطعیت اعتقاد دارند، متوقف ساختن یک پروژه نشانه ای از موفقیت است. این موضوع بدان معناست که شما پذیرای احتمال تغییر در مشتریان و یا بازارتان هستید و منابع اضافی برای چیزی که می‌دانید دیگر موفق نخواهد شد را به هدر نخواهید داد. اگر به نقطه ای رسیدید که یکی از مدیران پروژه به راحتی به شما گفته است که "فکر می‌کنم باید این ایده را متوقف کرده و منابع‌مان را جای دیگری استفاده کنیم"، آنگاه در مسیر صحیح ساختن یک سازمان واقعا چابک قرار دارید. برای حفظ این شرایط، شاید بخواهید:

✔ مدیران تیم‌ها و پروژه‌هایی که شجاعت کافی برای انطباق با شرایط جدید و متعاقبا تغییر مسیر یک پروژه در حال اجرا را دارند، شناسایی و از آنها تجلیل کنید.

✔ مطمئن شوید که موفقیت هر پروژه نه فقط با معیارها و شاخص‌های عملیاتی (مانند "سر وقت" یا "مطابق بودجه")، بلکه با ارزشی که برای مشتریان فراهم می‌کند نیز سنجیده می‌شود.

✔ پرونده پروژه‌هایی که متوقف شده‌اند و دلیل توقف آنها را ثبت و نگهداری کنید تا بدون توجه به این موارد تصادفا دوباره در فاز اجرایی قرار نگیرند.

■ زمانیکه تعدادی راهکار چابکی برای تیم شما جواب نمی‌دهد، با کمک افراد تیم آنها را تغییر می‌دهید.

ممکن است به نظر برسد که هدف نهایی یک مسیر چابکی آن است که کل سازمان ما صددرصد بایستی مطابق با یک مجموعه مشخص، پایدار و ثابت از راهکارها و مراسم چابکی عمل کند. اما این هدف عمیقا در تضاد با اولین اصل بیانیه چابکی است که: "افراد و تعاملات بین آنها مهمتر از فرایندها و ابزارها". همچنان که افراد سازمان شما و کسانیکه به آنها خدمات می‌دهید تغییر می‌کنند، راهکارهای عملی چابکی نیز باید در سازمان شما دچار تغییر شوند. اگر روش کار شما بر اساس نیازهای تیم تان بهبود می‌یابد، نشانه ای از این موضوع است که واقعا به اصول چابکی وفادار هستید -نه اینکه در پیاده سازی راهکارهای چابکی با شکست مواجه شده باشید. برای حفظ این شرایط، شاید بخواهید:

✔ اطلاعات در خصوص تکامل روش‌ها و تکنیک‌های چابکی‌تان را با سایر تیم‌ها به اشتراک بگذارید.

✔ مکالمات شفاف، صریح و صادقانه‌ای با تیم‌تان داشته باشید –هم به شکل گروهی و هم فرد به فرد- و با آنها در خصوص ارزش‌هایی که از راهکارهای چابکی کسب کرده اند، صحبت کنید.

✔ یک نام برای راهکارهایی که برای شما و تیم تان جواب داده است انتخاب کنید، مثلا مدل اسپاتیفای (در Spotify) یا تفکر طراحی سازمانی (در IBM)، تا یک حس مالکیت جمعی نسبت به راهکارهای مورد استفاده خود ایجاد نمائید.

و شما به بیراهه رفته اید، اگر:
■ سازمان شما خواستار صددرصد قطعیت پیش از متعهد شدن به یک تصمیم است.

"چه زمانی می‌توانیم صددرصد مطمئن باشیم که درست عمل می‌کنیم؟" معمولا این سوال توسط مدیران از افراد تیم پرسیده می‌شود و بسیار خطرناک تر از چیزی است که به نظر می‌رسد. زمانیکه سازمانها به دنبال قطعیت صددرصد باشند، بصورت ضمنی باعث حذف یا نادیده گرفته شدن هرگونه اطلاعات جدیدی می‌شوند که برنامه‌های موجود آنها را پیچیده می‌کند. بنابراین سازمان‌هایی که به دنبال قطعیت حداکثری هستند، بیشترین آسیب پذیری را نسبت به ناشناخته‌ها و رخدادهای غیرمنتظره خواهند داشت. برای جلوگیری از این اتفاق می‌توانید:

✔ در خصوص ریسک‌های دیده نشده‌ای که بخاطر تکاپو برای ایجاد قطعیت کامل در یک دنیای غیرقطعی متحمل می‌شوید، با افراد سازمان تان گفتگو کنید.

✔ همیشه مواردی همچون "سوالاتی که نمی‌توانیم جواب بدهیم" یا "چیزهایی که ممکن است تغییر کنند" را به بخشی از فرایند برنامه ریزی پروژه‌های خود تبدیل کنید تا مشخص شود که این عدم قطعیت، اجتناب ناپذیر است و باید برای نتایج و دستاوردهای متفاوت آماده باشید.

✔ تصمیمات اخذ شده را بر روی یک ماتریس از کمترین تا بیشتر تاثیرگذاری، و از کمترین تا بیشترین قطعیت منعکس سازید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا "چیزهای حتمی" را از چیزهای مهم مجزا ساخته و بتوانید صحبت‌های آگاهانه‌تری در خصوص ریسک انجام دهید.

■ اطلاعات مهم را تا زمان برنامه ریزی سالانه بعدی و یا جلسه بودجه بندی نزد خود نگه می‌دارید.

یکی از خطراتی که آهنگ‌های سازمانی یکنواخت و منظم دارند آن است که افراد را وادار می‌کنند که اطلاعات مهم را تا زمانیکه زمان و مکان رسمی‌ تائید و تصویب آنها فرا نرسد، نزد خود نگه داشته و از ارائه آنها خودداری نمایند. این اتفاق برای مثال ممکن است زمانی رخ دهد که مهندسان کارهای blocker را تا جلسه stand-up بعدی به اشتراک نگذارند، و یا بازاریاب‌ها بینش کسب شده از مشتری را تا چرخه بعدی برنامه ریزی بایگانی کنند. این تاخیر منجر به اتلاف منابع، از دست رفتن فرصتها و مشکلات فلج کننده ای می‌شود. برای جلوگیری از این اتفاق شما میتوانید:

✔ بررسی‌های متناوب بیشتری را بین جلسات‌تان برنامه ریزی کنید تا بتوانید پیشرفت تیم را دنبال کرده و اطلاعات جدید را به اشتراک بگذارید.

✔ با تیم تان در خصوص اینکه چه نوع اطلاعاتی باعث ایجاد "وضعیت اورژانسی" می‌شود و بلافاصله باید در خصوص آن گفتگو شود، صحبت کنید. همچنین مشخص کنید که این اطلاعات باید با چه کسی در میان گذاشته شود.

✔ یک الگو و یا یک راهکار عملی برای مدیریت و رسیدگی به اطلاعات "اورژانسی" که از مشتریان، کاربران و مدیران حاصل می‌شود، ایجاد نمائید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا یک ساختار و رویه مشخص برای اینکار ایجاد کرده و در عین حال همچنان به این واقعیت توجه داشته باشید که اطلاعات جدید مهم ممکن است در هر زمانی پدیدار شوند.

■ شما طبق یک روش خاص کار می‌کنید زیرا این روش "چابک است"- و فقط همین روش!

تنها به این دلیل که یک راهکار خاص چابک است، بدان معنا نیست که برای سازمان شما مناسب باشد و یا به شما کمک کند تا بتوانید ارزش بیشتری را به شکلی سریعتر و منعطف تر در اختیار مشتری بگذارید. اگر بهترین توجیهی که می‌توانید برای انجام یک کار با یک شیوه مشخص داشته باشید این است که آن روش چابک است، آنگاه بعید است که شما و تیم تان در حال ایجاد حس مشترکی از هدف روی نحوه انجام کارهایتان باشید. برای جلوگیری از این اتفاق شما می‌توانید:

✔ بصورت شفاف با تیم تان در این خصوص گفتگو کنید که راهکارهای عملی‌ای که در ابتدای کار پیاده سازی شده اند، فقط یک نقطه شروع می‌باشند. انتظارات روشنی که از نحوه عملکرد تیم‌تان تا شش ماه آینده دارید، بایستی متفاوت از آن چیزی باشد که یک چارچوب یا متدولوژی چابک بر روی کاغذ به نظر می‌رسد.

✔ به دنبال معیارها و شاخص‌های کمّی مطلق برای انطباق با اصول چابکی نباشید (برای مثال 20 درصد پروژه‌های ما بایستی تا 5 سال آینده چابک باشد)، زیرا آنها می‌توانند به راحتی کل دنیای اصول و راهکارهای چابکی را تبدیل به یک "تیک" بی معنی کنند.

✔ یک تست محرومیت یا deprivation test اجرا کنید؛ تمام مراسم و آیین‌های چابکی را برای یک هفته متوقف کنید و ببینید چه اتفاقی رخ می‌دهد. سپس یک جلسه بازنگری یا همان Retro با تیم تان برگزار کنید و یک گفتگوی بی پرده در مورد چیزهایی که برای تیم جواب نمی‌دهد، داشته باشید. به این اتفاق به چشم فرصتی برای یک شروع مجدد بنگرید.

بازگشت به بالا