تله های تحول چابک

توجه: این مقاله ترجمه ای آزاد از مجموعه مقالات مایکل ساهوتا (Michael Sahota) در خصوص تله‌های تحول چابک در سازمان‌ها است.

اولین تله: تمرکز بیش از حد روی فرایندها و راهکارهای عملی

یکی از تله‌هایی که ممکن است در زمان چابک سازی فرایند توسعه محصول در آن گرفتار شویم، تمرکز بیش از حد روی روش‌ها و راهکارهای عملی چابکی است.

چابکی یک تغییر ساختاری است که افراد را در تیم‌های چند-منظوره قرار می‌دهد تا عملکرد تیم با جریان عرضه ارزش به مشتری همسو گردد. روی کاغذ این تغییرات منطقی و معنادار بوده و معمولا باعث بهبودهای محدودی می‌شوند. اما بهرحال، چابکی چیزی فراتر از فرایندها و راهکارهای عملی است.

چابکی هم «انجام دادن» و هم «بودن» است. زمانیکه تمرکز زیادی روی انجام چابکی داشته باشیم، معمولا چابک بودن را فراموش خواهیم کرد. در واقع اگر هر دو بخش چابکی را توامان نداشته باشیم، تحول چابک امکان پذیر نخواهد شد. حتی می‌توان گفت که چابک بودن و یا داشتن ذهنیت چابک، ارزشمندتر از انجام راهکارها و اجرایی ساختن متدولوژی‌های چابک است.

راهکار چیست ؟ با ذهنیت چابک شروع کنید و فرایندها، اصول عملی و چارچوب‌ها را هرجا که لازم است بکار گیرید. اگر مطمئن نیستید که طرز فکر یا همان ذهنیت چابک چیست و چگونه باید آنرا شروع کرد، در تحول چابک موفق نخواهید بود.

دومین تله: طرح رونمایی برای تحول چابک

زمانیکه یک «طرح اجرایی سازی» برای تحول چابک ایجاد می‌کنیم، دو مشکل اساسی پدیدار می‌شود:

اولین چالش آن است که داشتن این طرح نشان می‌دهد که ما درک درستی از معنای واقعی دگرگونی نداشته ایم. دگرگونی یک تغییر اساسی در عملکرد است که با تغییر در ذهنیت و راهکارهای اجرایی ایجاد می‌شود. بنابراین بسیار خطرناک است که از واژه «اجرایی سازی» برای آن استفاده کنیم. این کلمه نشان دهنده این باور است که سیستم سازمانی و افراد درون آن را می‌توان همچون یک دستگاه کنترل کرد.

دومین چالش، استفاده از کلمه «طرح» است. زمانیکه ما به تعریف واژه «چابکی» در بیانیه چابک نگاه می‌کنیم، می‌بینیم که «پاسخگو بودن نسبت به تغییرات» باارزش‌تر از «دنبال کردن یک طرح و نقشه» است. البته تیم‌های چابک طرح هم دارند: یک شناخت مشترک از نیازهای مشتری و نحوه برآورده سازی آنها می‌باشند.

تیم‌های چابک بایستی نسبت به تغییرات پاسخگو بوده و طرح‌های خود را بارها و بارها بر اساس اطلاعات و بازخوردهای جدید تغییر دهند. چالشی که با «طرح اجرایی سازی» ایجاد می‌شود آن است که هیچ امکانی برای پاسخگو بودن به تغییرات باقی نخواهد ماند. در واقع این طرح یک حلقه باز است که همیشه می‌خواهد رو به جلو حرکت کند و هیچگاه درست بودن دگرگونی (همچون یک حلقه بسته باز بازخورد) مورد ارزیابی قرار نخواهد گرفت.

راهکار چیست؟ ابتدا بایستی پاسخ مناسبی به سوال «چگونگی تغییر سیستم سازمانی و حرکت به سمت کارایی بالاتر» پیدا کنیم. موفقیت زمانی حاصل می‌شود که از «ما این را داریم» به سمت «بیایید ببینیم چطور به جلو حرکت کنیم» تغییر نگرش دهیم. عبارت «طرح اجرایی سازی» را با «انقلاب سازمانی» جایگزین نمائیم.

از چرخه‌های «بررسی و انطباق» استفاده کرده و آزمایش‌های کوتاهی انجام دهیم که حتی ممکن است در آنها شکست نیز بخوریم. این آزمایشها را طوری طراحی کنیم که بفهمیم شرایط جاری چیست و سپس آن را به سمت وضعیت مطلوب سوق دهیم. چالش کلیدی در انقلاب سازمانی، یادگیری است. اگر به بیانیه چابکی برگردیم، خواهیم دید که «به دنبال یافتن راهکارهای بهتر برای انجام کار هستیم».

سومین تله: صدور دستورالعمل برای چابکی و اجباری کردن آن

چابکی یک روش واقعا شگفت انگیز است که نه تنها در پروژه‌های نرم افزار بکار گرفته می‌شود، بلکه راهکاری برای سازماندهی یک تیم حول هر نوع محصولی جهت افزایش بهره وری است. در اغلب موارد، تمایل به بهبود کارآمدی تیم‌ها و سازمان‌ها با یک جمله ساده آغاز می‌شود: “بیایید همه این کار را انجام دهیم!”

اگر چابکی چیز خوبی است، منطق حکم می‌کند که همه باید آن را به اجرا درآورند. اما در کمال تعجب صدور این دستورالعمل جهت چابک سازی و اجباری نمودن آن، اغلب زیان آور است. در واقع اینکار یک رفتار چابک نیست، بلکه «کسب و کاری معمول همچون همیشه» است (شکل زیر). تحقیقات بر روی چابکی نشان می‌دهد که همیشه یک مقاومت بزرگ در افراد سازمان در مقابل تحول چابک وجود دارد.

اما یک لحظه صبر کنید! چابکی در خصوص افراد است. چابکی در خصوص درگیر کردن آنها جهت بهبود عملکردشان است. چابکی در مورد آن است که افراد شرایط کاری بهتری داشته و لذا موفق‌تر باشند. اما چه چیزی باعث می‌شود که مردم از این دگرگونی امتناع کنند؟ واقعیت آن است که صدور دستورالعمل برای چابکی و اجباری کردن آن، یک عمل چابک نیست.

در واقع صدور دستورالعمل برای چابکی، یک تناقض است. یک راهکار چابک که قصد تغییر دارد، بایستی مردم را نیز در این تغییر سهیم کند، نه اینکه آنها را به انجام کاری مجبور نماید. جالب اینجاست که برخی از برنامه‌های تحول چابک، حتی مردم را فریب داده و می‌گویند هیچکس مجبور به انجام این تغییرات نیست، اما همه می‌دانند که این واقعیت ندارد.

راهکار چیست؟ بجای در پیش گرفتن سیاست انجام یک “تغییر بزرگ” اجباری که هرکسی و هر تیمی ‌باید به سمت عملکرد چابک تغییر کند، کار را با تیم‌هایی شروع کنید که خودشان دوست دارند که تغییر کنند.

1. دعوت کنید: از یک گروه از افراد که قصد کمک به آنها را دارید، دعوت کنید که در یک جلسه حضور داشته باشند تا در خصوص چابکی با آنها صحبت کنید. از آنها بپرسید که آیا می‌خواهند از اصول چابکی استفاده کنند یا خیر؟ کار را با افرادی شروع کنید که در خصوص انجام این تغییر هیجان زده هستند و به آنها کمک کنید تا در این دگرگونی موفق شوند.

هر کسی دلش می‌خواهد که موفق باشد؛ اما برخی افراد به زمان بیشتری نیاز دارند و یا می‌خواهند ببینند که این دگرگونی برای سایرین چه نتیجه ای در پی خواهد داشت. تجربه نشان می‌دهد که اجبار کردن افراد برای چابکی، منجر به افزایش بهره‌وری نخواهد شد. چیزی که باعث تغییر عمده ای در کارایی می‌شود، استفاده از یک راهکار تکرارشونده و تدریجی برای تکامل در حوزه چابکی است.

2. بصورت تکرار شونده عمل کنید: یک تیم ممکن است بخواهد کارش را با یکسری اصول چابکی شروع کند که برایش معنادار و ملموس باشند – و نه با همه چیزها. و سپس در طول زمان آنها را توسعه داده و تکمیل نماید. لذا تیم ممکن است در چرخه‌های متوالی تکامل پیدا کرده و راهکارهایی را بکار گیرد که باعث بهتر انجام شدن کارهایش می‌شود.

3. بصورت قدم به قدم و تدریجی عمل کنید: تیم را با استفاده از یک راهکار تدریجی با مفاهیم چابکی آشنا کنید. نیازی نیست که همه آنها را به یکباره برای تیم اجبار کنید. افراد زمانی از این اصول استفاده می‌کنند که آماده باشند. لذا سازمان بایستی تیم به تیم و قدم به قدم به سمت راهکارهای بهتری برای انجام کارها حرکت کند.

چهارمین تله: داشتن یک برنامه «دگرگونی»

در سازمان‌ها رایج است که برنامه‌های «تحول چابک» داشته باشند. دلیل اینکه چنین برنامه‌هایی دارای احتمال شکست بسیار بالایی هستند، نحوه استفاده از کلمه «دگرگونی» است. البته قابل تحسین است که افراد به دنبال تغییر و تحول در سازمان‌شان باشند، اما مسئله اینجاست که چگونه به صورت موثری با سازمان خود در این خصوص تعامل نمایند.

اولین چالش آن است که معمولا نوعی خستگی و افول سازمانی حول برنامه‌های تغییر وجود دارد. از آنجا که اغلب تغییرات بدون مشارکت دادن افراد لازم انجام می‌شود، معمولا مسیر دچار خطا شده و با مشکل مواجه می‌شود. در نتیجه افراد سازمان نگاهی منفی نسبت به اقدامات اصلاحی خواهند داشت.

چالش دوم آن است که کلمه «دگرگونی» به افراد نشان می‌دهد که آنها باید تغییرات دگرگون کننده بزرگی را انجام دهند. طبیعی است که مردم از این موضوع دچار دلهره و ترس می‌شوند و لذا نمی‌توانند از تمام پتانسیل خود به درستی استفاده کنند. دیوید راک معتقد است که کاهش امنیت روانی یک فرد، منجر به کاهش خون رسانی به کورتکس مغز می‌شود که مرکز ادراک ما است.

شکل زیر نشان می‌دهد که چابکی/اسکرام تا زمانی خوب است که بعنوان یک راهکار داوطلبانه به افراد معرفی شده و برایشان معنادار باشد. اما متاسفانه همیشه در سازمان‌ها این اتفاق نمی‌افتد.

راهکار چیست؟ در سازمان‌های کارآمد بهبود نحوه انجام کارها وظیفه تمام افراد است. بنابراین باید یک محیط کاری ایجاد کنید که افراد امکان و فرصت بهبود عملکرد داشته باشند. دستاوردهای بلندمدت در کارایی از بهبودهای بسیار کوچک حاصل می‌شود، نه تغییرات بسیار بزرگ.

نقش مدیر، افزایش کارآمدی عملیاتی سازمان است. زمانیکه تمام سطوح مدیریت بر روی بهبود شرایط کاری در سازمان تمرکز کنند، کارایی افزایش خواهد یافت. البته بهترین نتایج با تغییر در فرهنگ، استراتژی و تاکتیکها حاصل می‌شود.

زمانیکه تغییر را درون کارهایمان تجمیع کنیم، طبیعی‌تر و بهینه‌تر خواهد بود. در اینجا صحبت از یک بهبود مستمر یا فرهنگ یادگیری است…

پنجمین تله: «چابکی» یک هدف است!

بسیاری از سازمانها برنامه‌ تحول چابک، نوآوری‌ چابک و یا مرکز چابکی دارند. اگرچه تحقیقات نشان می‌دهد که چابکی مزایای بسیاری دارد، اما دنبال کردن چابکی صرفا بعنوان یک هدف، منجر به آسیب رسیدن به سازمان می‌شود.

هیچکس واقعا «چابکی» را نمی‌خواهد! در واقع سازمان‌ها به مزایای حاصل از چابکی نیاز دارند. تصویر زیر پاسخ افراد مختلف به این سوال است که: «چرا می‌خواهید چابک شوید؟» این سوال از افراد زیادی در سرتاسر دنیا پرسیده شده و پاسخ همیشه یکسان بوده است. در واقع مشخص شده است که هیچکس صرفا «چابکی» یا «DevOps» یا «Lean» را نمی‌خواهد.، بلکه افراد به مزایای این برنامه‌ها نیاز دارند.

بنابراین زمانیکه ما یک برنامه نوآوری یا دگرگونی داشته باشیم که هدف آن فقط انتشار «چابکی» باشد، در اینصورت اهداف و مقاصد سازمان در اولویت بعدی قرار خواهد گرفت.

راهکار چیست؟ از چابکی برای پشتیبانی از اهداف سازمان‌تان استفاده کنید. این راهکار بسیار ساده است: از اهداف کلیدی سازمان شروع کنید و بر روی کسب آنها تمرکز نمایید. البته مهم است که نه تنها اهداف ارائه ارزش به مشتریان، بلکه بهبود کارآمدی سازمان را نیز مدنظرقرار دهید.

به فهرست دلایلی که افراد چرا می‌خواهند چابک شوند، نگاهی انداخته و از خودتان بپرسید: آیا چابکی به اینها کمکی می‌کند؟ پاسخ قطعا بله خواهد بود. البته که چابکی کمک می‌کند! چابکی باعث افزایش کارایی سازمانی می‌شود. چالش زمانی بوجود می‌آید که فقط به چابکی بچسبیم و از آن بعنوان روش و راهکاری برای رسیدن به موفقیت استفاده نکنیم.

در واقع می‌توان گفت که چابکی بایستی یک راهکار در نظر گرفته شود، نه یک هدف! دراینصورت است که افراد از چابکی برای کارآمدتر شدن و بهبود روش‌های انجام کارهایشان استفاده می‌کنند …